退職理由でもう困らない!書き方や面接での伝え方、サンプル・例文まで紹介

「職場の環境が悪くて退職したい」というときに困るのが、退職する理由の伝え方ではないでしょうか。今の職場にも転職先にも説明しなければならないけれども、なんと言えばいいのか困りますよね。本当のことを言えないときは、悩ましいところです。

そこでこの記事では、退職理由の答え方を紹介しています。具体的なサンプル例文をつけているので、困らず話すことができるでしょう。また、退職を伝えるタイミングや注意点も合わせて解説しているので、ぜひ参考にしてくださいね。

退職理由ランキングTOP3!伝え方を例文・サンプル付きで紹介

退職理由として多い理由とは何があるのでしょうか。ここでは、よくある理由と具体的な伝え方を確認していきましょう。

3位:一身上の都合

もしも具体的な理由を聞かれなかったら、使いやすいのは一身上の都合と応えることです。特に辞める方の職場から理由を聞かれた場合は、深堀りされない限り一身上の都合を貫きましょう。具体的な理由を述べてしまうと、それを改善すると言われて交渉の余地を与えてしまいます。

【例文】

この度、一身上の都合により、〇〇年○月○日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。

退職理由として一身上の都合を使う場合は、余計な内容は書かずにシンプルに済ませましょう。直属の上司への退職はさらに深いことを聞かれる可能性が高いので、具体的な理由を用意します。それほど交流のない部署や、取引先への挨拶は深入りされないように一身上の都合を使うのが無難です。

2位:家庭の事情

納得感が高く、引き止めに合いにくい理由が家庭の事情です。実際にこの理由で辞める人も多く、2位にランクインしました。具体的な伝え方は下記のようなものがあります。

【例文1】

このたび、家族が高齢となり、介護のために実家に帰ることになりました。会社には大変お世話になり悩みましたが、退職させていただきたく存じます。

【例文2】

夫が転勤することとなりまして、非常に悩みましたが転勤先についていくことにいたしました。ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、退職させていただければと思います。

このほか、家業を継いだり結婚する場合にも同様の例文が使えます。家庭の理由ならばすんなりと辞められる可能性は高いですが、嘘をつくのはNGです。特に同業他社に転職する場合、どこから嘘がバレるかわかりません。

もし一身上の都合と伝えても納得してもらえず、家庭の事情と説明した場合は具体的な話をしないのが一番です。抽象的にしておけばそれ以上詮索されることもなく、余計な嘘もつかずに済みます。

1位:人間関係

退職する理由として一番多いのは人間関係です。上司と反りが合わなかったり、職場の派閥にストレスを抱えたりといった状況では転職したくなりますよね。

基本的に、人間関係の理由は社内には伝えないことをおすすめします。どこから噂が流れるかわからず、残された勤務期間の居心地が悪くなる原因になるからです。

ただし、転職先での面接の場合は理由を伝える必要があります。この場合は、できるだけポジティブな言い方に置き換えるのがおすすめです。具体的な例文とともに紹介していきますね。

【職場の雰囲気が悪い場合の伝え方】

「前職では個人での技量を求められておりましたが、私の強みはチームの中でコミュニケーションをとりながら結果を出せるところにあります。

個人で結果を出す働き方を身に付けた今、強みを生かしてチームで団結して成果を上げたいと思うようになり、転職を決意しました。

【上司が意見を通してくれない場合の伝え方】

「以前の職場は、統率された組織である反面、自由度が低く、若手社員の意見を拾い上げて改善する場はなかなかありませんでした。しかし、社歴に関係なく意見が言える職場であれば、会社としてよりよい成果が挙げられるのではないかと考えています。

私自身、常に意見交換しながら挑戦し続けることで成長したいという思いが強くなり、退職を決意しました。

このように、職場そのものを否定せず、自分のポジティブな面をさらに活かすための転職だという説明をしましょう。

転職の面接で退職理由を聞かれたときの伝え方

転職の面接で退職理由を聞かれた場合は、基本的に前向きな理由を伝えるのが鉄則です。前職の悪口を言ってしまうと、転職後もまた不満を言って辞めるのではないかという印象を与えてしまいます。

それでは、どのような伝え方をすればいいのか更に具体的に解説していきます。

前向きな転職だとアピールする

どのような状況であれ、成長するための前向きな転職だと伝えることが大切です。今までのスキルを新しい場で活かしたいといったこれから活躍する意思が見える言葉を選ぶと良いでしょう。

注意したいのは、リストラや家族の転勤に伴う転職など、一見不本意に見える理由の場合です。そのまま伝えると、いやいや辞めたように見えてしまいます。

リストラならば、「事業部の縮小により会社都合で退職しましたが、業績を回復できなかった悔しさを糧にして精一杯がんばります」といった前向きさが垣間見える言い方をしましょう。長期で働いていた場合は、業績回復に向けてどのような努力をしてきたかというところを伝えれば、精一杯働く人間であるというアピールにもなります。

退職理由に嘘はつかず、伝え方を変える

退職理由を聞かれた場合は、基本的に正直に伝えましょう。ただし、不満をそのまま伝えると印象が悪いので、ポジティブな言葉に置き換えることが重要です。

人間関係に関する理由の伝え方は前述したとおりですが、待遇面でも言い方を考えましょう。

たとえば給与面の不満は「成果を評価してくれる実力主義の会社で力を試したい」、残業が多すぎる場合は「メリハリをもって業務をおこない、効率を意識しながら成果を上げたい」などと言いかえられます。

自信をもってハキハキと話す

退職理由は自信を持ってハキハキと話しましょう。不安そうな話し方をしてしまうと、内容がポジティブだったとしても不本意な転職という印象を与えてしまいます。

話し方から、前向きな転職であると伝わるような雰囲気を作るのが大切です。

退職理由を上司に話すときの注意点

退職することを会社で最初に話す相手は上司です。ここで会社を辞めることを了承してもらえないとトラブルの原因になります。また、伝え方に問題があると上司の機嫌を損ね、残りの出社期間が気まずくなってしまいますよね。

気持ちよく退職を受け入れてもらえるように注意点を見ていきましょう。

退職希望日の1~3カ月前に話す

退職は、辞めたいと考えている日の1〜3ヶ月前に伝えましょう。法律的には2週間前までに伝えれば良いことになっていますが、引き継ぎの期間を考えると十分ではありません。

後任を選んだり、仕事を調整したりする時間が必要になるので、早めに相談することをおすすめします。

また、繁忙期やプロジェクトの途中に会社を辞めるのは避けましょう。人が足りないタイミングで辞めたいと伝えても、もう少しいてほしいと引き止めに合う可能性が高まります。

可能ならば閑散期やプロジェクトが一段落したタイミングで辞めることを伝えるのがおすすめです。上司の心にも余裕があり、引き継ぎをする量も限られるので希望が通る可能性が高いでしょう。また、忙しくない時期を選んでくれたということが伝わるため、上司からの心象も良くなります。

退職の意思はメールでなく直接上司に話す

退職の意思は直接対面で上司に話すのが基本です。メールで送ってしまうと「読んでいなかった」と言われて許可が出ないままスルーされてしまう可能性もあります。そうでなくても辞めるという大きな選択を、相談なしに一方的に決めるのはマナー違反です。

退職相談をするためのアポイントメントをメールで取るのは問題ありませんが、あくまで退職する話を具体的に出すのは対面のときにしましょう。

退職・転職の理由は前向きな言葉で伝える

退職の理由は前向きに伝えてください。不満があったとしても、その内容を話してはいけません。悪い部分を改善するからいてほしいという引き止めの口実を作ってしまいます。決して不満は言わず、前向きな言葉を選びましょう。

また、意志が固まっていることは伝えるべきですが、断言するような一方的な話し方は避けるべきです。お世話になった感謝と敬意は伝えつつ、今後のために新たな一歩を踏み出したいというような前向きな伝え方をしましょう。本記事の冒頭で紹介した例文も、ぜひ参考にしてくださいね。

退職の挨拶はいつ送ればいいの?メールの例文も紹介

仕事の引き継ぎが終わって最後にやるべきことは退職の挨拶です。全員にお礼を伝えられればよいのですが、関係性の浅い人まで直接挨拶回りをするのは難しいですよね。そんなときに便利なのがメールでの挨拶です。

しかし、メールはいつ頃どのような文面で送ればいいのか悩む方もいるでしょう。そのような方に向けて、具体的に解説していきます。

退職のメールを送るタイミング

退職メールを送るタイミングは、社内と社外で異なります。社内には、最終出勤日、取引先には退職の2〜3週間前を目安に送信しましょう。

社内のメールは、最後の挨拶としてけじめを付けるのが目的です。そのため、最終出社日に送りましょう。メールは定時退社の時間を目安に送ります。早い時間だと業務上の大切なやり取りにまぎれてしまって迷惑になるので、遅めの時間がベターです。

とはいえ、ギリギリの時間は直接職場の人にお礼の挨拶に回ることもあるので、事前に文面だけ作っておくことをおすすめします。下書きしておいて予約投稿するか、帰る直前に送信すると良いですね。

一方、社外向けのメールは早めが良いです。上司から正式に退職することを職場にアナウンスされた段階で連絡をしましょう。早めに連絡をすると、後任を紹介しやすくなりますし、直接挨拶をする時間をとることもできます。

社外の人にしっかりと挨拶するのはあなた自身はもとより、会社の信頼を守る上でも大切なことです。相手に不安を与えないために、適切なタイミングで連絡をいれましょう。

退職時に送るメールの例文

それでは退職時にはどのようなメールを送るべきなのでしょうか。具体的な例文とともに、書くときのポイントを説明していきます。まずは社内向けのメールの例文です。

【社内向け退職挨拶メールの例】

件名:退職のご挨拶 (部署名 名前)

お疲れさまです。〇〇部の△△です。

この度は一身上の都合により、本日を最終出社日として退職することとなりました。

本来ならば直接出向いてご挨拶すべきところ、メールにての挨拶にて失礼いたします。

在職中は多くの方々にお世話になり、本当にありがとうございました。皆様に助けていただきながら、業務を通じてさまざまなことを学ばせていただきました。

至らぬ点も多くあったと思いますが、皆様から頂いた叱咤激励を励みにここまで続けて来ることができました。

この会社で学んだことを糧に、今後活かしていければと考えております。

今後の連絡先は下記になります。何かございましたら、、連絡いただければ幸いです。

メールアドレス:

電話番号:

最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。

今まで本当にありがとうございました。

ポイントは2点あります。

  • 退職理由は出産などのめでたい場合を除いて具体的に書かない
  • 今後の連絡先を記載する

これらを守ることで、会社への名残惜しさが間接的に伝わりいい挨拶になります。メールは基本的にbccでの一斉送信で構いません。ただし、お世話になった上司には具体的なエピソードも加えつつ、個別送信することをおすすめします。

続いて、社外向けメールの例です。

【社外向け退職メールの例】

件名:退職のご挨拶(株式会社△△ 名前)

株式会社○○ 営業部

◇◇◇◇様

いつもお世話になっております。株式会社△△の○○です。

私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により、●月●日をもって株式会社△△を退職することになりました。在職中は大変お世話になりありがとうございました。

ここにあらためてお礼を申し上げます。

本来なら直接お伺いしてご挨拶すべきところ、メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。

後任は、同じ部署の■■が務めます。

後日改めて■■とご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のさらなるご発展を心よりお祈り申し上げます。

社外向けのメールのポイントは3点です。

  • 退職日を明記する
  • 後任を明記する
  • 個人的な連絡先はかかない

取引先としては、いつまであなたと連絡を取るべきか知りたいため、しっかりと退職日を明記します。退職によって、連絡が滞ることのないように後任も明記してください。

また、取引先宛のメールには個人的な連絡先を書かないようにしましょう。もし退職後もプライベートで連絡を取り合いたい場合は、挨拶に訪問したときに直接連絡先を交換するなどといった方法をとってください。

取引先への挨拶メールのマナーが悪いと、会社としての信頼にも影響します。最後まで会社の一員として、しっかりと連絡をいれましょう。

まとめ

  • 退職理由として一番多いのは人間関係。ただしそのまま伝えないこと
  • 社内への説明は深堀りされない限り一身上の都合で通す
  • 転職の面接では前向きな理由をアピール
  • 上司に話すときは繁忙期を避けて、遅くても1ヶ月前には伝える
  • 退職の意思は直属の上司に直接対面で伝える
  • 退職のメールは社内と社外で分ける

退職するときの理由の伝え方一つで、受け手側の印象は大きく変わってきます。退職を伝えてから気まずい思いをしないためにも、転職先にポジティブな印象を与えるためにも、伝え方を工夫しましょう。

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たとえば、自分にマッチしない転職エージェントに登録してしまうことは、希望する求人案件に出会えずに転職活動を長引かせてしまう原因となるでしょう。
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