退職届の封筒はどうする?封筒の選び方と書き方を徹底解説!郵送時のポイントも紹介

今回は退職届を入れる封筒を取り上げ、どのような封筒が良いかや封筒の書き方、マナーなどさまざまな角度から説明していきますので、どのように対応すれば良いかわからない人や迷っている人は参考にしてください。

退職届にふさわしい封筒のポイントは?


退職届に使用する封筒ですが、何でも良いというわけではありません。色付きの大きな封筒やしわ・汚れのある封筒など、あまりにも突飛な封筒を選択すると退職届を受理する会社にも失礼ですし、自身のビジネスマナーを疑われてしまいます。

色や封筒のサイズ、郵便番号枠の有無などいろいろな視点から紹介します。

白い無地封筒ならOK!郵便番号枠があるものはNG?

退職届に使用する封筒は、白の無地封筒が良いと言われています。同じ白の無地封筒の中でも7桁の郵便番号記入枠がない方が望ましいとされています。入手が可能な時は郵便番号枠のない無地の白封筒を選択すると良いでしょう。

一方で好ましくないとされているのが、ビジネスで一般的に使用される茶封筒です。退職届は会社へ退職の意思を示す重要な書類のため、茶封筒ではなく無地の白封筒を使用した方が望ましいとされています。

退職届の用紙に合わせてサイズを選ぶ

パソコン出力サイズ 用紙の寸法 封筒の種類 封筒の寸法
A4 210mmX297㎜ 長形3号(横3つ折) 120㎜X235㎜
A5 148㎜X210㎜ 長形4号(横3つ折) 90㎜X205㎜
B5 182㎜X257㎜ 長形4号(横3つ折) 90㎜X205㎜

続いて退職届に使用する封筒のサイズですが、用紙の大きさに合わせてサイズを選択すると良いでしょう。たとえば、A4サイズですと横3つ折で長形3号「120㎜X235㎜」を使用しましょう。

同じくA5サイズとB5サイズの場合は長形4号「90㎜X205㎜」を選択すると良いでしょう。会社によっては、退職届のフォームが用意されている場合があり、B5サイズが多いといわれています。詳しくは勤務する会社に確認してください。

退職届の封筒の書き方


退職届の封筒の書き方ですが、ある程度決まった記載方法があります。先述しましたが、会社に提出する公式な文書として扱われるため、これからご紹介するフォームに従って記載していただことをおすすめします。

退職するとはいえ、一定期間在籍した会社であり書面として長期間保管される可能性があるため、時間がかかっても綺麗な書体で丁寧に記載することをおすすめします。

表面は「退職届」裏面は「所属や氏名」

退職届の封筒の書き方ですが、一般的には表面中央のやや上に「退職届」と記載しましょう。次に裏面に所属や氏名を記載し、必要があれば所属部署や課・チーム名などを記載してください。

退職届の封筒は、会社に提出する公式の書類のため間違えたら書き直すことが大切です。インクがにじんだものや修正液の使用はNGで、ビジネスマナーというより常識を疑われてしまいます。必ず丁寧に書き直し、誤字・脱字のないように注意しましょう。

サインペンや筆ペンは避ける

退職届を封筒に記載する際に使用するのは、黒のボールペンか万年筆を使用してください。一般的に良く冠婚葬祭などで使用するサインぺンや筆ペンは避けた方が良いでしょう。理由としては、サインペンや筆ペンを使用することで「退職届」の文字が目立ちすぎてしまうからです。

退職届の封筒はコンビニでも買える?

退職届の封筒はコンビニエンスストアでも購入は可能です。

幅広い商品から選択したい場合は品揃えの多い文房具店などでの購入をおすすめします。

退職届の封筒への入れ方マナー


退職届を書き終えて、封筒に入れる際にも注意が必要です。退職届の折りたたみ方や折り目のつけ方を説明します。

退職届は3つ折りにする

退職届の折り方にはマナーがあり、基本的には3つ折りで行います。

1:退職届の下から下半分が内側に入るように、上へ1/3折り上げます。

2:残り1/3を上から下へ折り下げます。

3:反時計回りに90度回転させます。

4:向きを変えずに封筒の裏側から入れて封をします。

このような手順で折ると、綺麗に3つ折りになります。

折り目はきっちりと、汚れにも注意

退職届や封筒の汚れは、マナー違反となりますので汚さないように注意が必要です。汚さないコツは使用する日まで汚れがつかないようにクリアファイルに入れて大切に保管することです。

退職届の折り目は以下の手順でつけます。

1:退職届と同じ大きさの紙をもう1枚用意し、縦向きに書いた退職届に重なるよう横向きにして退職届の上辺に高さを揃えて重ねます。

2:縦に書いた退職届と同サイズの横に置いた紙を高さを揃えて重ねると、必ず重なっていない部分が現れるので、それを上に折り上げます。

3:用紙を外して、残った上辺を下に折り重ねます。

封筒はのり付け不要!ただしシール付き封筒の場合は封をする

退職届を封筒に入れてのり付け封をするかどうかですが、一般的には封やのり付けをしなくても構いません。受け取った方がすぐに中身を確認できるようにするからです。ただし、シール付き封筒の場合は、見栄えを良くするために封をしましょう。

白い無地の封筒で、郵便番号枠のないシールなしの封筒は現在入手しにくい状況になっていますので、シール付きの封筒を使用するときは封をして、必ず封の上に〆のマークを入れることを忘れないようにしてください。

退職届を郵送する場合は?


退職届は原則として手渡しで行いますが、病気療養中など退職者の事情により直接手渡せない方もいることでしょう。そのような人に向けて会社から「郵送で構わないので送って欲しい」と言われることがあります。そんなときは退職届を郵送で送ることも可能です。

ここからは、退職届を郵送するときの注意点とポイントを項目ごとに分けて説明していきます。内容は一回り大きい封筒や添え状の準備、郵便封筒への宛名記入や添え状の入れ方と郵便局の窓口での手続きがおすすめなどです。さまざまな角度から解説していきますので、退職届を郵送で送付することを検討している方は参考にしてください。

郵便用封筒は一回り大きいものを用意

郵送するときは、手渡しのときのようにキッチリとしたサイズではなく一回り大きいサイズの封筒を用意しましょう。その封筒に手渡しする予定の封書に入った退職届をそのまま入れるイメージです。

大きさは以下のようにすると良いので参考にしてください。

退職届の封筒の種類 用意する封筒 用意する封筒のサイズ
退職届の封筒が長形4号 長形3号 120㎜X235㎜
退職届の封筒が長形3号 角形5号 定形外 190㎜X240㎜

このように、退職届の封筒サイズが長形4号のときは長形3号を、同じく退職届の封筒が長形3号のときは角形5号を用意すると丁度良く入る大きさとなります。ただし、角形5号は定形外郵便のため、通常料金の切手では送付できません。郵便局の窓口で手続きすることをおすすめします。

添え状をつける

退職届を郵送で送付する際には、別途添え状を同封する必要があります。添え状の用紙はこの用紙でなければならないといった決まりはありません。一般的には無地のコピー用紙か便箋を使用します。用紙のサイズはA4かB5が一般的に広く使われています。

添え状を作成する際、縦書きか横書きか、あるいは手書きかパソコンで書くか迷うことがあることでしょう。一般的には、パソコン使用時は横書き、手書きの際は縦書きで書くことが多いです。

添え状の内容は特別に改まった言葉を書く必要はありません。お世話になった相手の方に対して感謝の気持ちを込めて、一筆言葉を添えるイメージで良いでしょう。

郵送封筒に宛名を書く

郵送用の封筒に宛名を書く際にも、細かい決まりがあるので説明します。詳細は以下の通りです。

表面

1:表面に宛名を記載する

2:宛名の左下に赤ペンで「進展」と記載する

裏面

3:裏面左下1/4くらいの空いたところに自身の住所と氏名を記載する

4:退職届と添え状を入れた後、最後に封をして「〆」と記載する

ポイントは2番と4番で順に説明していきます。

2番の「進展」と記載することで、宛名人以外の人が空ける心配がなくなります。こうすることで、外部に自身が退職することを知られるのを防ぐ狙いがあります。

続いて4番の最後に封をして「〆」をすることについてです。封をしたら〆と記載するのがビジネスマナーになりますので、忘れずに行うようにしましょう。

郵送封筒への入れ方は?添え状が上になるように

郵送するときの退職届の入れ方ですが、郵送用封筒を表面にして先に添え状をいれてから退職届を入れるのが一般的です。こうすることで、退職届の文字が透けて見えるのを防ぐ役割もあるからです。

通常、退職届に封をしないということとその理由は先述しましたが、郵送の場合も郵送用封筒に封をするため、退職届に封やのり付けをしなくても構いません。

郵便局の窓口での手続きがおすすめ

退職届を送付する際、そのままポストに入れるのではなく郵便局の窓口で手続きをすることをおすすめします。理由は万が一にも料金不足が発生したときに戻ってきてしまうこともあるので、そのような事態を防ぐためです。

郵便局の窓口で手続きを行うことで、ポストへ投函するよりも一区切りがついたという心理状態にもなると考えられますし、すっきりとした気持ちで新たなスタートを切る意味でも退職届の郵送には万全を期することを強くおすすめします。

退職を決めたら転職エージェントを活用しよう!


退職を決意したら、転職エージェントを活用して見ましょう。転職エージェントを活用することで、効率的な転職活動、自身に合った転職先の紹介、希望する企業への入社するための傾向と対策、筆記試験や面接対策など、さまざまなメリットがあります。

他にも内定獲得後の年収交渉、入社時期の調整など内定を獲得して終わりではなく、自身が入社するまでフォローしてくれますし、中には入社後も相談にのってくれる親切な転職エージェントもあります。

このように、転職エージェントを利用することで、1人で転職活動をするよりも数倍効率よく満足のいく転職先から内定を獲得できる可能性があるので、退職を決めた際は同時に転職活動もすすめ、転職エージェントを大いに活用されることをおすすめします。

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まとめ

  • 退職届を入れる封筒は、白い無地の郵便番号枠が入っていない封筒がおすすめです
  • 退職届の封筒の書き方は表面は「退職届」裏面は「所属」や「氏名」を記載しましょう
  • 退職届の封筒はコンビニでも買う事ができますが、品揃えが少ないため時間の余裕が或るときに文房具店で購入することをおすすめします
  • 退職届の封筒への入れ方は3つ折りにして折り目をつけ、汚れないように注意が必要です
  • 退職届を郵送する場合の封筒は、一回り大きいものを使用し添え状の添付が必要です
  • 退職を決めたら同時に転職活動を始めて、転職エージェントの活用で効率的に行いましょう

ここまで、退職届を入れる封筒について説明してきましたがまとめますと、多くの場合このように行うという一般常識的なマナーがありますので、それらを理解して正しい退職届の封筒を選択し、手渡しまたは郵送にて退職届を提出しましょう。「立つ鳥跡を濁さず」ということわざがありますが、円満に退職するために細部にまで注意を払い、退職届を作成しましょう。