退職挨拶の書き方マニュアル!メールの例文やスピーチ例を解説

「退職の挨拶にメールをしたいけれど、何て書けばいいのかが分からない…」

「最終出勤の日に突然ひと言を振られたら、どう挨拶すべきなのだろうか?」

退職する際には、さまざまなシーンで「退職挨拶」をする機会が増え、どのような挨拶をすべきなのかも悩みの種ではないでしょうか。

送別会などお酒の席でもスピーチすることは多いですが、最終出勤日に社内の人へメールしたり、ひと言挨拶したりするのがマナーとされています。

しかし、メールをするとはいっても、同僚や後輩社員と上司や先輩社員とでは、内容を変える必要があるのかなども悩みどころでしょう。

この記事では「退職挨拶」について、メールの例文やひと言挨拶する際のポイントなどを紹介します。

記事を読むことで、退職最終日をすっきりとした気持ちで迎えることができるでしょう

退職挨拶の方法は2通り

退職の日が近づいてくると挨拶するシーンが増えてきます。

社内の人たちには最終出勤日に挨拶することが一般的で、方法は2パターンあるのでそれぞれの挨拶方法を紹介しましょう。

メールを送る

社内の仲間へ感謝の気持ち、そしてこれからもどこかでお世話になるかもしれない、という気持ちを込めて最後の挨拶としましょう。

メールを送る人への関係性や、社内の立場などによってメールの内容を考える必要があります。

また、メールで挨拶は「失礼なのでは」と考える人も少なくはありませんが、現実的に退職が決まってからでは、各部署や関連会社すべてに挨拶まわりするのは簡単なことではありません。

定年退職なら配慮されるケースはありますが、一般退職では特別な関係がなければ出向くことは難しいでしょう。

そのため、メールであっても挨拶することで、受け取った側へもしっかりと気持ちが伝わるのです。

ひと言挨拶する

最終出勤日に、職場でひと言挨拶するケースもあります。

もう会うこともない人もいるので、しっかりと感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。

しっかりと挨拶することで、すっきりとした気持ちで退職できるのではないでしょうか。

退職挨拶メールの送り方

基本的に、社内へ向けては最終出勤日、取引先などへ向けては退職日の2~3週間前に送るようにしましょう。

退職届を出すタイミングについては下記の記事が参考になります。

退職届の書き方を例文やテンプレートで徹底解説!封筒の選び方や入れ方は?

社内には、同僚や上司などさまざまな関係性の人がいます。また、個人的に送りたい人もいるのではないでしょうか。

最終日にすべてのメールを打ち込むのは容易ではありません。予めメールを作成し保存しておき、退職最終日に送信するようにしましょう。

ここでは、関係性や立場によって異なる「送る内容の例文」などを紹介します。

同僚や部下へ向けての例文

同僚や部下へは、一緒に仕事する機会が多かった人への送信となります。ポイントとなるのは、以下のようなことです。

  • 基本的には最終出勤日

最後の挨拶になる可能性が多いので、メールでやり取りしたいと考えるケースもありますが、基本的には相手の業務に差し支えないように最終出勤日にしましょう。

関係性が深いなら、数日前に連絡しても問題ないことです。

件名:退職のご挨拶 営業2課 退職一郎

関係者の皆様

お疲れさまです。

本日をもちまして退職することになりました。

入社してから今までやってこれたのも、皆さまのお力添えのおかげです。改めて感謝申し上げます。

引継ぎなどは○○さんにしてますが、退職後に何かありましたら連絡ください。

メールアドレス:○○○○@○○○○

電話番号:○○○-○○○○-○○○○

お世話になりました。皆様のご多幸と益々の発展をお祈りしています。

社内に一斉に送る際の例文

社内に一斉送信する場合のポイントは、以下のようになります。

上司なども含まれるので、しっかりと感謝の気持ちを伝えましょう。

  • 最終出勤日に送る

メール内で「今日が最終出勤日」ということに触れるようにします。相手に「返信する」という手間をかけないためにも大切なマナーです。

  • 宛先はBCC

一斉送信なのでBCCで送るようにしましょう。関わりが薄い人へも送るという性質上、全員の名前が表示されてしまうと「何で自分?」や「あれ、○○の名前がない」など詮索されるケースもあります。特別誰かに向けて送られたものではなく、一般的な退職挨拶と捉えてもらえるようにしましょう。

また、多くの名前が表示されるメールは、よい印象を与えるものではありません。

  • 退職理由は「一身上の都合」

社内へ一斉送信するメールに、退職理由の詳細を知らせる必要はありません。

  • 個人の連絡先は必要?

一般的には、メールアドレスと電話番号が添えられている「退職挨拶メール」が多くなっています。たとえば、独立して今後もどこかで関係する場合には必要かもしれません。しかし、「個人の連絡先も必要なの?」と、メールに記載することに抵抗ある人もいるでしょう。規模によっては、数百以上の人へ個人の連絡先を共有することになります。

一斉送信で連絡先を載せることに抵抗があるなら、記載する必要はありません退職後に何かあった場合でも、社内の一部が把握していれば問題ないことです。

件名:退職のご挨拶 営業2課 退職一郎

私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により本日をもちまして、退職することになりました。

本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところですが、メールでのご挨拶となり大変申し訳ございません。

これまで至らぬ点もありましたが、大変お世話になり感謝しております。皆さまからのあたたかい叱咤激励をいただき、多くのことを学ぶことができました。

退職した後も、この会社で得た経験を活かしていきたいと思います。

退職後の連絡先です。何かありましたら、ご連絡いただけると幸いです。

メールアドレス:○○○○@○○○○

電話番号:○○○-○○○○-○○○○

最後になりましたが、今後益々のご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。

今まで本当にお世話になりました。

取引先などへ送る際の例文

取引先へは、基本的に業務の引き継ぎを意識した内容としましょう。ポイントは以下になります。

  • 個人の連絡先は記載しない

トラブルを防ぐため、記載は避けましょう。退職する人間が、取引先へ個人の連絡先を伝えるのは会社から余計な詮索をされるきっかけとなります。

件名:退職のご挨拶 ○○○○○株式会社 退職一郎

株式会社○○○○○ ○○様

いつも大変お世話になっております。

○○○○○株式会社 退職一郎です。

私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により○○月○○日をもちまして、退社することになりました。

本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでのご挨拶となり大変失礼いたします。

今後、貴社の後任担当は、○○が担当させていただきます。

着任のご連絡をよりさせていただきますので、変わらぬご指導の程お願いいたします。

最後になりましたが、貴社のご発展と○○様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

個人へ向けての例文

個人に向けてのメールは、エピソードなどを加えるのもいいでしょう。お世話になった上司などには、個別で送り感謝の気持ちを伝えましょう。

件名:退職のご挨拶

○○部長、お世話になっております。

退職 太郎です。

本日が最終出社日となりました。

直接ご挨拶すべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。

○○部長には入社当初からお世話になり、多くのことを学ばせていただき感謝しております。私が営業成績をあげられず悩んでいた時期にも、叱咤激励いただいたこと、今でも忘れていません。

在職中なにかと至らぬ点もあったとは思います。○○部長から教えていただいたことを糧にし、今後に活かしていこうと考えております。

退職後の連絡先は下記になります。今後ともご連絡いただけると幸いです。

メールアドレス:○○○○@○○○○

電話番号:○○○-○○○○-○○○○

最後になりましたが、皆様方のご活躍とご健康をお祈り申し上げます。今まで、本当にありがとうございました。

送別会や記念品に対するお礼の例文

退職する際には、送別会や記念品に対するお礼も忘れずに伝えましょう。

件名:営業部の皆様へ

先日は盛大な送別会を開催いただき、ありがとうございました。

最後の思い出となるような楽しい会となりました。

送別会では素晴らしい記念品もいただき、心よりお礼申し上げます。

入社してから今までやってこれたのも、皆さんのお力添えがあったおかげです。

この会社で得た経験を活かし、今後に役立てていこうと思います。

最後になりますが、皆様のご健勝をお祈り申し上げて、お別れの挨拶といたします。

退職メールへの返信方法

一般的には最終出勤日に送られてくるので、返信する必要はありません。

どうしても返信したい場合は、退職後の連絡先へメッセージを送るようにしましょう。

退職者は最終退職日に会社のパソコンを返却するので、その直前にメールを送信するケースがあります。そのため、返信メールは退職者に届かない可能性があるのです。

退職まで日数があり、関係性がある人なら返信するようにしましょう。

退職 一郎さん

お疲れ様です。○○です。

メールをいただき、あらためて退職さんが退社することを実感しました。

退職さんにとは入社から一緒で、互いに切磋琢磨し今日まで頑張ってこれました。

新しい環境でも退職さんの素晴らしい活躍をお祈ってます!

今までお世話になりました。

退職挨拶のひと言をうまく伝えるポイント

最終出勤日には、退社前にひと言「退職の挨拶」をする時間が設けられることがあります。

突然挨拶することになっても、スムーズに感謝の気持ちを伝えられるように準備しておきましょう。

ネガティブなことはいわない

前向きな転職なら問題ありませんが、すべての人がそうだとは限りません。

しかし、最後の挨拶のときにネガティブなことをいってしまうと、職場の人間はどう感じるでしょうか。

職場での最後のひと言です。お世話になったことへの、感謝の気持ちを述べるようにしましょう。

また、挨拶の内容を考えていたとしても、緊張して声が通らないこともあります。落ち着いて、ゆっくり、はっきりと聞き取りやすく話すのがポイントです。

ひと言挨拶する時間は、長くても3分以内にまとめ簡潔に伝えるようにしましょう。

挨拶例

退職の挨拶では、感謝の気持ち、エピソード、エールを盛り込みます。

お忙しいなか、お集まりいただきありがとうございます。

本日をもって退職させていただきます。

新卒で入社して約5年、ときにはご迷惑をかけたこともありました。

営業部に配属されたものの、右も左も分からない私を見捨てず、ご指導いただいたのおかげで成長できました。

この職場で得た経験を、今後も活かしていくことが恩返しになると信じて頑張っていきたいと思います。

職場のみなさまのご活躍とご健康を心よりお祈りしています。

お世話になり、ありがとうございました。

お菓子を渡すときはどんなものがおすすめ?

最終出勤日には、今までお世話になったお礼に、お菓子を渡すことも一般的です。

職場に持っていくお菓子は、職場の方々全員に食べてもらえるように配慮しましょう。

  • 小分けで袋詰めされたものを選択する
  • 賞味期限が長いお菓子を選ぶ

職場にお菓子をお菓子を持っていくなら、上記3つのポイントを意識して用意しましょう。

まとめ

退職挨拶の「メール」にしても「ひと言」にしても、お世話になったというお礼の気持ちを伝えることがメインです。

退職に至るまでには人それぞれきっかけがあり、キャリアアップなどの前向きなものばかりではありません。

万が一、退職でトラブルが発生する可能性がある場合は、専門の弁護士が対応する退職代行サービスを利用しましょう。

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円満退職し、すっきりとした気持ちで次へ進むためにも、退職の挨拶はしっかりと行うべきではないでしょうか。